29.11.2019
Затраты на топливо занимают около 40% общих расходов на содержание автопарка. От правильности и точности учета этих затрат напрямую зависит эффективность управления логистикой и финансовая стабильность на предприятии. При этом, есть два важных нюанса в данной цепочке: схемы махинаций и ручной метод учёта. Практически каждый, кто имеет доступ к топливу или его распределению знает как найти в процессе “лишние” деньги и неплохо на этом заработать.
Таким образом, кроме того, что компания ежедневно терпит серьезные убытки, нарушается множество бизнес процессов: начиная от ухудшения технического состояния автопарка и качества выполнения своих задач, заканчивая несоблюдением технологического процесса.
Но, для того, чтобы решить проблему, сначала нужно определить, где заложен ее корень. Поэтому, чтобы действительно разобраться в процессе движения топлива и наладить его, мы берем во внимание всю топливную цепочку: начиная от заказа топлива — заканчивая его списанием.
К слову, основная причина того, почему даже при наличии телематического оборудования воровство не искореняется полностью — это «кусочный» подход к решению. Класика жанра: кольтроль только лишь на этапе потребления топлива. Многие считают, что поставив ДУТ или ДРТ и GPS треккер на технику, можно полноценно контролировать процесс движения топлива и получать максимальную финансовую экономию. Но этот не так, потому что цикл движения топлива на предприятии — это не только то, что происходит с топливом в баке транспортного средства.
Поэтому, мы решили разобрать каждый из этапов, на которых происходит утечка топлива и, собственно, воровство и потери денег компании.
Начнем с основного — непосредственная выдача ГСМ, т.е. заправка.
Прежде всего, необходимо разделять способы заправки автомобилей топливом на АЗС и собственно сами АЗС по типу: ведомственная (стационарная/топливозаправщик) или сетевая (ОККО, WOG, Socar и т.д.).
СЕГОДНЯ РАССКАЖЕМ ОБ ЭТАПЕ ВЫДАЧИ НА ВЕДОМСТВЕННОЙ АЗС.
Ведомственные АЗС обычно оборудуются на территории нахождения автопарка, в том месте, где автомобили бывают ежедневно, заправляются и отправляются для выполнения ежедневной работы. Наличие АЗС такого типа значительно экономит деньги предприятия, ведь оптовая закупка топлива на 20-30% ниже розничной цены. Учет ГСМ на данных АЗС, обычно производится в бумажных ведомостях, в которых указывается: номер автомобиля, ФИО и подпись водителя получившего топливо. А сверка объема выданного топлива, чаще всего, производится при приеме/передаче смены операторов АЗС либо в конце месяца, что является дополнительной возможностью для воплощения «схем воровства топлива». Поэтому, не удивительно, что ведомственные АЗС являются объектами «повышенного интереса» со стороны водителей/операторов/заправщиков. И как следствие, именно здесь действительно высока вероятность финансовых рисков и потерь.
Также, возникают нюансы и при приеме топлива на ведомственные АЗС. Основные проблемы — это “недовозы” и некачественные ГСМ. На огромных объемах легче подхимичить и скрыть следы “преступления”. Но, при этом, есть действенные способы выявления и пресечения подобных вещей.
Прежде всего — это тщательный контроль топлива на поставке: правильный расчет массы топлива (действительно ли Вам привезли тот дизель, который Вы заказывали, нет ли там воды, какое содержание серы?) и точные замеры полученного ГСМ ( учитывая положение резервуаров, поправки на миниск и т.д.). Не стоит пренебрегать детальным изучением полученного топлива и лишь “по верхам” проводить анализ.
Далее, этап выдачи топлива. Это один из главных этапов «топливной цепочки» любого предприятия имеющего собственный автопарк, потому что именно на этапе заправки происходит прямой контакт заправщика/оператора/водителя с топливом. В этот момент, если не полностью соблюдены или вовсе отсутствуют средства контроля выдачи топлива на АЗС и в баке транспортного средства, у водителя появляется «прекрасная возможность» не заливать весь объем топлива в топливный бак транспортного средства, а сделать, например следующее:
А) Часть топлива залить в канистру или любую другую емкость, а не в топливный бак автомобиля. А в дальнейшем, реализовать (продать по сниженной стоимости) или использовать в личных целях для заправки собственного автомобиля. Обычно, в данной ситуации, водители используют емкости (канистры) объемом от 5 до 20 литров и могут позволить себе сливать ежедневно до 20 литров топлива;
Б) Водитель может вступить в сговор с оператором АЗС. В этом случае, водитель может заказать (указать в заправочной ведомости) например, 200 литров топлива, а в бак транспортного средства залить 150 литров. Разницу в 50 литров топлива оставить на заправке, а оператор, потом, в удобное время, заправит этот объем в другое транспортное средство с целью вывоза с территории предприятия;
В) Также, из популярных махинаций при выдаче: оператор просто не доливает с АЗС или топливозаправщика определенный объем в каждую технику. Он может это делать явно или за счет вмешательства в работу счетчика (например, из-за замены шестерни счетчика).
Г) Нередки и случаи, когда на предприятии налажена целая схема воровства топлива: сговор оператора с несколькими водителями и выполнение вышеуказанных операций на протяжении нескольких недель (между проведениями регулярных инвентаризаций остатков топлива в резервуарах АЗС и в баках автомобилей). Цель такой “затеи”: накопить в резервуаре большой объем топлива (1,2,5, тонн) и реализовать сразу крупную партию.
Ну и естественно, при ручном заполнении журналов и отсутствии автоматизации — ошибки персонала неизбежны. Только вот такие оплошности могут дорогого стоить компании.
Если подсчитать убытки, то сразу видно, что эти махинации обходятся компаниям в миллионы гривен.
ПРОСТАЯ МАТЕМАТИКА:
Но, для того, чтобы правильно решить такую задачу на практике, нужно детально проанализировать множество бизнес процессов на предприятии. При чем, важно учитывать не только этапы, где могут быть прямые махинации и потери, а и брать во внимание косвенные причины проблемы. Такие как: условия работы и оплаты труда персонала, состояние техники, сотрудничество с поставщиками и подрядчиками и т.д.
Все индивидуально и универсального рецепта здесь нет. Без детальной аналитики топливной цепочки вовсе не определить “узкие места”, из-за которых расходы на ГСМ могут быть неоправданно высоки. Мы называем это «топливный аудит» — рабочий инструмент, благодаря которому можно увидеть реальную картину движения ГСМ на предприятии, вычислить схемы махинаций, узнать, как исправить ошибки и наладить важный бизнес процесс.
Схема проведения аудита простая, но действенная.
В ЧЕМ ЖЕ КОРЕНЬ ПРОБЛЕМЫ?
Всем известны выражения: «нет такого водителя, который не сливает топливо» или «водитель, как и автомобиль, должны кормиться из топливного бака». Основные причины, по которым происходят кражи топлива на предприятиях — это, конечно же, отсутствие должной мотивации сотрудников и бесконтрольность процесса. Чаще всего, в подобных схемах задействованы сотрудники: водители, диспетчера, завгары/механики по выпуску и операторы АЗС. Их руководство считает, что данный персонал и так достаточно зарабатывает и не уделяют должного внимания мотивации и вовлеченности сотрудников в жизнь предприятия. Безусловно, есть и такие предприятия, которым сознательно закрывают глаза на то, сколько топлива «уходит на лево». Обычно, это крупные компании/холдинги, директорам которых проще дать водителям возможность «сливать» топливо, чем повысить им заработную плату на 10-20 % и контролировать движение топлива, тем самым снизив затраты предприятия. Но только, в этом случае, акционеры (владельцы) компаний, в которых действует подобный подход, даже и не догадываются сколько топлива уходит на лево и на какую сумму. А это могут быть цифры на 20-30% больше от того на сколько необходимо поднять зарплату водителям, ведь контроль топлива попросту отсутствует или налажен не должным образом.
Если у Вас по-прежнему возникает вопрос, почему необходимо контролировать всю цепочку движения топлива на предприятии? Приведем два основных прагматичных аргумента:
1) Для того, чтобы сэкономить топливо и заработать себе дополнительные деньги сотрудники часто идут на нарушение технологического процесса. Это происходит во всех отраслях. Как вариант, управляя тракторами, аграрии не качественно обрабатывают поля, а водители мусоровозов, вывозят вместо 3-х баков с точки — два. Таким образом, Вы рискуете получить огромные репутационные проблемы, ухудшить качество сервиса и продукции.
2) Топливо занимает около 40% всех транспортных расходов. Лишние затраты, из-за махинаций, в конечном итоге, влияют на завышенную стоимость продукции или услуги любого бизнеса. От этого, Ваше предприятие становится менее конкурентоспособным и все это ведет к “сдачи позиций” на рынке.
Вроде бы простая проблема, с которой сталкиваются сотни предприятий, но если ее игнорировать, можно просто “потопить” свой бизнес.
Поэтому, дабы искоренить подобное воровство и оптимизировать работу всех элементов топливной цепочки от закупки ГСМ до списания, мы разработали уникальный формат услуг топливного аудита и внедрения телематики. Это — экспертная помощь владельцам автопарков и практическое решение для автоматизации бизнеса и экономии бюджета Клиента. Также, кроме детального анализа, проведения тестов и рекомендаций по изменениям бизнес процессов, мы реализуем все это на деле. И не только с помощью телематики, а и внедряя изменения в существующие мотоды работы: корректируя мотивационные программы, подходы к управлению и контролю и налаживая технологические этапы.
Узнать, как это может работать у Вас, Вы можете у специалистов UMT: sales@umt.ua
